How To Soziologiekongress

Orga-Team finden

Das erste und wichtigste des Kongresses seid ihr als Kern-Organisationsteam. Ihr werdet ein großartiges Projekt auf die Beine stellen, welches frei von euch gestaltet und von euren Fähigkeiten, Wertvorstellungen und Idealen geprägt sein wird. Der Umfang des Kongresses sollte von euren Ressourcen abhängen, überlegt euch, wer in welchem Umfang und für welche Zeitspanne an dem Projekt mitwirken kann und in welcher Form eure Teamarbeit stattfinden wird.

Sucht euch Verbündete und Unterstützung auch außerhalb der Disziplin, Fakultät oder Uni.

Übergabe des SSK2019

Unsere Erfahrungen und Materialien wollen wir euch natürlich nicht vorenthalten. Es wird eine Übergabe stattfinden, in der wir uns voraussichtlich persönlich treffen und alle offenen Fragen, Ratschläge und Materialien weitergeben und klären können. Darunter fallen die Zugänge zu unseren Social-Media-Kanälen, die Weitergabe unserer E-Mail-Adresse und Website, Vorlagen zu Werbeverträgen, unseren Code-of-Conduct, Einverständniserklärungen bzgl. Datenschutz, unser Programmheft und Listen mit Kontaktdaten verschiedener Institutionen und Partner*innen für eure Öffentlichkeitsarbeit. Scheut euch nicht, uns im Verlauf eurer Organisationsarbeit zu kontaktieren.

Thema finden

Der studentische Soziologiekongress war stets durch ein übergreifendes Thema geprägt. Das Thema spielt eine wichtige Rolle im Call for Papers bzw. der Organisation und Auswahl der Abstracts und Vortragenden des Kongresses. Das Thema sollte nicht zu spezifisch und nicht zu allgemein gewählt sein, damit euch viele tolle Abstracts erreichen können. Verschiedene thematische Slots können unter einem allgemeinen Thema zusammengefasst werden und dennoch bleibt euch eine gewisse thematische Struktur des Kongresses.

Hier die Themen der vergangenen Kongresse zur Inspiration:

  • „Die Flucht aus dem Elfenbeinturm“ 2007 in Halle
  • „Soziologie zwischen Theorie und Praxis“ 2009 in München
  • „KOMPLEXE NEUE WELT“ 2011 in Berlin
  • „Krisen, Prozesse, Potenziale“ 2013 in Bamberg
  • „Denken (über-)denken“ 2015 in Tübingen
  • „Alle(s) in Bewegung – Dynamiken und Wandel der Gesellschaft“ 2017 in Chemnitz
  • „Grenzenlos leben?! Interdisziplinär denken“ 2019 in Bochum

Kommunikations- und Orgastruktur definieren

Euer Team sollte sich auf eine einheitliche Arbeitsweise und klare Kommunikationswege einigen. Klar im Vorteil seid ihr, wenn ihr dies schon recht früh festlegt. Wie oft soll sich die Gruppe in den jeweiligen Phasen der Organisation treffen? Wir sind mit einem zwei- bis vierwöchigen Rhythmus gestartet und uns in der Endphase wöchentlich getroffen. Während der Treffen haben wir unseren Ergebnisstand in Protokollen festgehalten. Zudem haben wir das Projektplanungstool Trello genutzt. In Trello lassen sich der Projektplan visualisieren und Dateien hochladen. Die Kommentarfunkion bei Trello ist ein möglicher Kommunikationsweg. Ein anderer bietet hier evtl. ein Messengerdienst oder ein E-Mailverteiler an.

Allgemeine Planung

Sind die übergeordneten Strukturen erst einmal festgelegt, ist es sinnvoll erste Entscheidungen für die weitere Planung zu treffen: Terminfindung – wann soll der Kongress stattfinden? Macht euch vorher schlau, welche Termine für den September 2021 angedacht sind, damit keine Konkurrenzsituation entsteht. Sobald es einen Termin gibt, kann der Projektplan erstellt werden. Dabei geht es weniger um konkrete Termine zu denen Etappen erreicht sein sollen, sondern um einen allgemeinen Überblick in welchem zeitlichen Rahmen etwas unter Berücksichtigung des Zieltermins bearbeitet werden sollte und was aufeinander aufbaut. Dieser Plan wird sich im Laufe des Projekts stetig anpassen müssen, kann aber als Leitfaden fungieren.

Ist der Projektplan erstellt, steht die Festlegung der Finanzposten an. Hier könnt ihr erste Ausgabenblöcke definieren z.B. Öffentlichkeitsarbeit, Verpflegung, etc.

Erste Überlegungen lassen sich nun auch schon hinsichtlich der Anzahl der Teilnehmer*innen, insbesondere aber der Beiträge machen. Wie viele Räume braucht ihr für die Anzahl an Beiträgen?

Es bietet sich in dieser Phase an, erste Save-TheDate-Infos über die SocialMedia-Kanäle zu veröffentlichen.

Zuständigkeiten/AGs klären

Damit sich alle produktiv in der Kongressvorbereitung einbringen können, sollten Zuständigkeiten und Deadlines geklärt werden. Dadurch ist gewährleistet, dass ihr kein Thema vergesst und keine Aufgabe unbetreut bleibt. Hier nur einige Themenbereiche, die einzelne Personen oder AGs nach Interesse und Fähigkeiten übernehmen können: Finanzen, Social Media und Webseite (möglicherweise allgemeine IT, wie Videoaufzeichnungen)…

Möglicherweise kann es sinnvoll sein, ein eigenes Konto für den Kongress zu eröffnen. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn die juristische Person (wie die Fachschaft), die den Kongress offiziell ausrichtet, nicht zu einem großen Teil mit dem Kongressorgateam übereinstimmt. Dann kann der Finanzweg über die Fachschaft manchmal Zeit fressen, die ihr für andere Dinge einsetzen könntet.

Unterstützung und Ansprechpartner*innen ausmachen

Scheut euch nicht davor, potenziellen Partner*innen zu verdeutlichen, dass ihr ehrenamtlich ein unterstützenswertes Projekt organisiert, das auf eine lange Geschichte zurückblicken kann. Macht euch bewusst, dass ihr Großartiges leistet und das könnt ihr auch so nach Außen tragen.

Ihr solltet Personen bei der Fakultät bzw. Universität ausfindig machen, die euer Vorhaben unterstützen. Diese können euch dann zu den Verantwortlichen weiterleiten, zum Beispiel wenn es um die Raumverwaltung und -reservierung oder Brandschutz geht.

Für die meisten Themen, gibt es bereits Ansprechpartner*innen an der Uni. Wenn ihr Datenschutzerklärungen oder Zustimmung der Teilnehmer*innen für Fotos oder Urheberrecht benötigt, kann die*der Datenschutzbeauftragte oder die*der OpenAccess-Beauftragte der Uni weiterhelfen; Oder bei Fragen zu geschlechtergerechten Auswahl von Abstracts für den Call for Papers, möglicherweise die*der Gleichstellungsbeauftragte.

Öffentlichkeitsarbeit vorbereiten

Seit Beginn des Kongresses wird der Globus als Basislogo verwendet. Dieser wird bisher immer von den Ausrichtenden neu interpretiert.

Bedenkt bei der Farbauswahl und der Nutzung/Ergänzung des Globus, dass Logos auch gerne mal in Schwarz-Weiß oder auch einfarbig (Farbübergänge, wie beim Bochumer Beispiel, sind schwierig z.B. auf Textilien zu drucken) benötigt werden. Euren Wiedererkennungswert könnt ihr steigern, indem ihr auf offiziellen Flyern/Postern/Webseiten immer eine Version des Logos verwendet. Legt euch ein Archiv mit allen Designs an.

Finanzierungsmöglichkeiten klären

Damit ihr ein realistisches Bild über eure Ausgaben bekommt, solltet ihr diese recherchieren. Zum Beispiel: Was sind die Druckkosten zur Kongresswerbung?

Je nach finanzieller Ausstattung der Kongressveranstalter*innen der letzten Jahre, gab es Ausgabenposten, die als optional angesehen werden können, aber auch die Arbeit deutlich vereinfachen können: Dazu gehören Verpflegung, Veranstaltungsausfallversicherung, Beutel (in denen Flyer/Blöcke/Stifte vom Sponsoring oder andere Extras reinkommen können), Konferenzmanagementsystem (wie https://pretalx.com ) , T-Shirts, Einlassbändchen, gedrucktes Programmheft, Ticketsystem (wie https://pretix.eu ), Videoaufzeichnung…

Wie kommt ihr an Geld? In Bochum konnten Gelder durch den Allgemeinen Studierendenausschuss in der FachschaftsvertreterInnenkonferenz beantragt werden. Zudem wurden in den letzten Jahren mit Sponsoringpartner*innen zusammengearbeitet, wie der Deutschen Gesellschaft für Soziologie, MaxQDA, Atlas.ti oder dem Springer VS (Verlag für Sozialwissenschaften). Dazu müssen Sponsoringverträge aufgesetzt werden, die in der Anlage zu finden sind.

Weitere gängige Einnahmemöglichkeiten sind natürlich der Ticketverkauf und Verpflegung (wie eine Kaffee-/Frühstücksflat).

Vereinzelt gab es auch Förderung durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung, was Vor- als auch Nachteile mit sich bringen kann. Der Verwaltungsaufwand, stark reglementierte Mittelverwendung, Haushaltsberichterstattung, Dokumentations- und Nachweispflicht sind eher Nachteile, während die Geldmittel, die an der Anzahl von Teilnehmer*innen festgemacht werden, einen größeren Gestaltungsspielraum bieten.

Call for Papers

Für den Call for Papers hat es sich als sinnvoll erwiesen vorher einige Forschungsschwerpunkte/ Forschungsbereiche festzulegen und diese im Call zu beschreiben, um Anknüpfungsmöglichkeiten für Interessierte aufzuzeigen. Natürlich sollte ein Termin festlegt werden bis zu dem die Papers eingereicht werden können. Achtet darauf, dass neben der Frist und den Kontaktdaten, auch die Angaben, welche ihr von den Bewerber*innen benötigt (z.B. Studienstatus, Universität, Geschlecht, Mailadresse UND Telefonnummer) drauf stehen. Stellt euch sicherheitshalber auf eine Verlängerung der Frist und mögliche Nachzügler*innen ein. Nun könnt ihr euch bereits überlegen, wie euer Auswahlverfahren aussehen soll, falls es mehr Einreichungen, als Slots gibt. Überlegt euch zudem, ob z.B. ein ausgeglichenes Geschlechterverhältnis angestrebt werden soll, ob Doktorand*innen vortragen dürfen, etc.

Letztendlich gilt es Werbung zu machen. Dies kann neben Facebook, Twitter und co. Auch über die Liste der Unis und Forschungsinstitute in Deutschland erfolgen, die wir euch weitergeben.

Detaillierte Planung

Steht eure grobe Planung, könnt ihr euch an die detaillierte Gestaltung des Kongresses machen. Das Bewerben des Kongresses ist ein nicht zu unterschätzender Punkt in der Organisation und sollte frühzeitig bedacht werden und kontinuierlich auf eurer Tagesordnung stehen. Neben Social-Media, wo ihr z.B. euren aktuellen Stand der Planung veröffentlichen könnt, wäre eine weitere Möglichkeit Mails an verschiedene Institute zu verschicken, zu plakatieren oder Dozierende eurer Universität zu bitten, den Kongress in Vorlesungen und Seminaren zu bewerben.

Weiterhin ist nun wichtig, dass ihr euch den konkreten Ablauf der Kongresstage vorstellt und als Leitfaden festhaltet. Versucht die Tage gedanklich durchzugehen und festzulegen, was und wen ihr für die Umsetzung eurer Ideen braucht. Habt ihr alle Infos zusammen (Welche*r Vortragende*r kann zu welcher Zeit anwesend sein, welche Punkte eures Rahmenprogramms können zu welcher Uhrzeit stattfinden, wann wird es Pausen geben, möchtet ihr Keynote-Speaker*innen einladen und wenn ja, welche und wann können welche Helfer*innen welche Aufgaben übernehmen?) veröffentlicht euren Plan und erstellt z.B. ein FAQ für eure Website. Vergesst bei der Planung der Kongresstage vor allem nicht, auch an euch selbst zu denken und gönnt euch ausreichend Pausen und Snacks. Vergebt nicht zu viele Aufgaben an euch selbst: Ihr seid Ansprechpartner*innen für eure Crew und seid diejenigen die den Überblick über alles haben.

Wofür ihr ebenfalls ausreichend Zeit einplanen solltet, ist die Kommunikation mit den Vortragenden. Aus Erfahrung können wir euch mitgeben, dass die Kommunikation allgemein zu der zeitaufwendigsten Aufgabe werden kann, ein Konferenzmanagementsystem kann euch hier die Arbeit erleichtern.

Zu der detaillierten Planung gehört auch, euch Gedanken um Kongressbeutel und Programmhefte zu machen. Diese Dinge sind kein Muss, aber ein nettes Andenken für die Teilnehmenden und euch. Kongressbeutel können Werbematerialien beinhalten, Sachsponsoring und das Programmheft, in welchem ihr die Abstracts, die Tagesabläufe, Werbung und alle Infos festhalten könnt, die die Teilnehmenden interessieren und benötigen könnten.

Um die Suche nach günstigen Unterbringungsmöglichkeiten für die Teilnehmenden zu erleichtern, könnt ihr eine Plattform zum Austausch über Schlafplätze ins Leben rufen, denn euch werden Studierende aus ganz Deutschland besuchen. Hier gilt aber auch wie bei allem, passt den Umfang der Orga an eure verfügbaren Ressourcen an.